Embaucher un informaticien ou externaliser ? Le vrai calcul pour une PME

Pour gérer son informatique, une PME a trois options : recruter un informaticien en interne, externaliser vers une société d'infogérance (un MSP, Managed Services Provider), ou combiner les deux. Aucune n'est bonne dans l'absolu : chacune se justifie dans des contextes précis, et l'arbitrage repose sur trois questions : le coût complet réel, la couverture obtenue pour ce coût, et la largeur des compétences nécessaires. Voici le calcul honnête, chiffres belges à l'appui.

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C'est l'effectif du service informatique de la plupart des PME qui internalisent. Une seule personne : ses vingt jours de congés, ses maladies, ses soirées et week-ends, sa démission un jour. La question n'est pas sa compétence ; c'est l'arithmétique.

Que coûte réellement un informaticien interne en Belgique ?

Beaucoup plus que son salaire, et la décomposition mérite d'être posée une fois pour toutes. Premier réflexe : se méfier des moyennes des sites d'emploi, qui mélangent juniors et profils confirmés. La référence objective est le barème sectoriel : en commission paritaire 200, celle de la plupart des employés, le barème plafonne déjà à près de 3 700 € bruts mensuels pour un profil technique expérimenté, et un administrateur systèmes et réseaux capable de porter seul l'informatique d'une PME se négocie à ce niveau ou au-dessus. Partons donc, à titre d'illustration, de 4 000 € bruts par mois. L'année ne compte pas 12 mois de coût mais près de 14, prime de fin d'année et double pécule de vacances compris, soit environ 55 700 € bruts annuels. S'y ajoutent les cotisations patronales : le taux de base du secteur marchand privé est de 25 %, mais avec les cotisations complémentaires, la charge réelle avoisine 26,5 %, ce qui porte le coût à plus de 70 000 €. Et ce montant reste un plancher : viennent ensuite les chèques-repas, l'assurance accidents du travail (l'« assurance loi ») et les avantages extralégaux devenus standards pour retenir un profil IT (assurances groupe et hospitalisation, souvent une voiture de société), puis la formation continue indispensable dans un métier qui se périme en trois ans, et l'outillage professionnel (supervision, sauvegarde, sécurité, dont les licences se paient au prix fort quand on ne les mutualise pas). Le coût complet dépasse ainsi couramment les 80 000 € par an, chaque situation variant selon le profil et les avantages consentis. Mais le vrai sujet n'est pas ce montant : c'est ce qu'il achète.

Le problème n'est pas le coût, c'est la couverture

Pour ce budget, l'entreprise obtient une personne. Une seule. Présente environ 220 jours par an, huit heures par jour : les pannes du samedi, les mises à jour de nuit et les alertes de 3 heures du matin sont hors périmètre, non par mauvaise volonté, mais par définition du contrat de travail. Absente 6 à 8 semaines par an entre congés et aléas, sans remplaçant : chaque absence est une période où l'entreprise roule sans ceinture. Et détentrice, seule, de toute la connaissance du système : le jour de son départ (les profils IT sont parmi les plus chassés du marché), cette connaissance part avec elle, et le recrutement de son successeur prend des mois. S'ajoute une limite que personne n'aime formuler : l'informatique d'une PME moderne mobilise quatre ou cinq métiers distincts (réseau, cloud Microsoft, cybersécurité, sauvegarde et continuité, support utilisateurs), et demander à une personne d'exceller dans tous relève du vœu pieux : elle sera excellente quelque part, autodidacte ailleurs, et la cybersécurité, spécialité à temps plein s'il en est, est rarement la zone d'excellence. Aucun de ces constats ne disqualifie l'interne ; ils dimensionnent ce qu'un poste achète réellement.

Dans quels cas l'informaticien interne se justifie-t-il pleinement ?

Il y en a, et les taire serait malhonnête. Quand l'entreprise développe ou exploite un applicatif métier critique qui exige une présence quotidienne et une connaissance intime des processus, l'interne est irremplaçable. Quand la taille crée la masse critique (typiquement au-delà de 150 à 200 postes, plusieurs sites, des projets permanents), un ou plusieurs internes se justifient économiquement, la question devenant alors leur périmètre plutôt que leur existence. Et quand l'activité repose sur des données ou des équipements si spécifiques qu'aucun prestataire généraliste ne les maîtrisera (laboratoires, industrie de process), le savoir doit vivre dedans. Le critère commun de ces cas : il existe assez de travail spécifique à l'entreprise pour occuper un temps plein, au-delà du fonctionnement de base (postes, serveurs, réseau, messagerie), qui, lui, est identique d'une PME à l'autre, et donc mutualisable.

Qu'apporte l'infogérance, et à quoi faut-il faire attention ?

L'externalisation vers un infogérant (le terme anglais consacré est MSP, Managed Services Provider) inverse l'équation par la mutualisation : pour un budget comparable ou inférieur au poste interne, l'entreprise accède à une équipe pluridisciplinaire (le spécialiste réseau, le spécialiste cloud, le spécialiste sécurité existent chacun, personne ne doit être omniscient), à une continuité que l'individu ne peut pas offrir (les congés, maladies et départs sont le problème du prestataire, plus le vôtre), à un outillage professionnel mutualisé, et à la veille sécurité qu'exigent l'époque. Mais tous les prestataires ne se valent pas, et les critères d'examen sont précis. Le modèle de facturation d'abord : un prestataire payé à l'heure vit des incidents, un prestataire au forfait vit de leur absence ; cette différence d'incitation structure tout le reste, nous l'avons démontrée en détail. Les engagements écrits ensuite : obligation de résultat ou de moyens, délais d'intervention garantis ou « best effort », la réponse doit figurer au contrat, pas dans le discours commercial. La responsabilité d'ensemble enfin : un périmètre partagé entre plusieurs intervenants sans coordination formelle dilue les responsabilités de tous ; quelqu'un doit répondre du tout.

Le modèle hybride : et si ce n'était pas l'un ou l'autre ?

Pour les entreprises de taille intermédiaire, la meilleure réponse est souvent combinée : un responsable informatique interne qui porte la stratégie, les projets métier et la connaissance de l'entreprise, adossé à un infogérant qui assume le fonctionnement quotidien, la surveillance continue, la sécurité et le support utilisateurs. Chacun fait ce que l'autre ne peut pas : l'interne connaît l'entreprise comme aucun prestataire ne la connaîtra, le prestataire offre la profondeur d'équipe et la couverture qu'aucun individu ne peut fournir. Ce montage exige une seule discipline : des rôles écrits, sans zone grise, pour que la question « qui est responsable de quoi » ait toujours une réponse avant l'incident, jamais pendant.

Le calcul final tient donc en trois questions, dans l'ordre. Combien de travail réellement spécifique à mon entreprise existe-t-il, au-delà du fonctionnement de base mutualisable ? Pour le budget d'un poste complet (de l'ordre de 80 000 €, tout compris), qu'est-ce que j'obtiens dans chaque scénario en couverture horaire, en largeur de compétences et en continuité ? Et dans le scénario que je privilégie, qui répond de l'ensemble, avec quel engagement écrit ? Les dirigeants qui posent ces trois questions avant de choisir se trompent rarement ; ceux qui choisissent d'abord et découvrent les réponses pendant la première panne sérieuse forment l'essentiel des appels que nous recevons. Pour les professions à secret professionnel, l'arbitrage comporte une dimension supplémentaire que nous avons détaillée pour les cabinets d'avocats.

Questions fréquentes