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Que vous soyez un petit ou un grand cabinet, vous vous êtes certainement déjà posé la question de savoir quelle était la meilleure manière de gérer votre informatique. Allez vous faire cela vous-même par passion ou pour des raisons financières ? Allez-vous confier ça à un prestataire externe ? Oui mais lequel, comment le choisir?

En écrivant ces quelques lignes, je me rends compte que les métiers d’avocats et d’informaticiens, bien que traitant des matières très différentes, ne sont peut-être pas si éloignés l’un de l’autre au niveau de la perception qu’en ont nos clients potentiels. Dans les deux cas, beaucoup y voient un mal nécessaire.

On peut toutefois relever une différence fondamentale entre les deux métiers qui est la notion de coût direct et de coût indirect. Quand on se trompe d’avocat, ça coûte presque toujours immédiatement de l’argent. Quand on a un outil informatique mal conçu, les coûts sont plus souvent indirects que directs (perte de temps, perte de données, perte de crédibilité, agacements des collaborateurs, ...). Ces coûts indirects sont plus difficilement chiffrables et moins rapidement perceptibles.

Je ne vais pas m’attarder ici sur la gestion de ce qu’on appelle les applications métier, c-à-d les solutions logicielles adaptées au métier d’avocats et adaptées au métier des cabinets d’avocats. Cette gestion est à charge des éditeurs et/ou des installateurs de ces logiciels.

Abordons plutôt la partie infrastructure, c-à-d l’ensemble des outils matériels et logiciels que vous utilisez au quotidien, à l’exception de vos applications métier. Il est question de vos ordinateurs fixes et portables ; de votre ou vos serveurs, qu’ils soient dans le cloud, dans un datacenter, ou dans votre salle informatique ; des autorisations d’accès à ces machines ; des mises à jours de ces machines ; des mises à jour des logiciels qui tournent sur ces machines ; des mises à jour de sécurité de vos antennes Wi-Fi ; des mises à jour de sécurité de vos switches ; de la sécurité d’accès à vos données ; de l’intégrité de vos données ; de la pérennité de vos données ; de votre mobilité ; du GDPR ; de la gestion de vos abonnements 365 ; de la sauvegarde des données de vos comptes 365…. A propos des abonnements 365, saviez-vous que vous devez effectuer votre propre sauvegarde de ces données, car Microsoft ne permet la récupération des données supprimées que pendant trente jours ?

Aujourd’hui, chaque appareil actif et chaque logiciel qui équipe cet appareil peut être exploité par des personnes malveillantes. Comme moi, vous avez lu dans la presse que n’importe quel appareil connecté (de votre montre à votre ordinateur, en passant par votre brosse à dent et votre haut-parleur Bluetooth) était une source potentielle d’intrusion dans votre vie privée ou professionnelle. En 2023, la question n’est plus de savoir si un incident majeur vous arrivera mais bien quand cet incident arrivera et surtout, si vous y serez préparé.

La multiplication des solutions technologiques et la vitesse exponentielle de développement de ces mêmes solutions ont comme conséquences de segmenter le métier « d’informaticien » tant le domaine devient touffu. Aujourd’hui, nous avons des spécialistes réseaux, des spécialistes systèmes, des spécialistes 365, des spécialistes cloud, des spécialistes sauvegardes, des spécialistes Wi-Fi, des spécialistes en cybersécurité, etc….

Un événement comme la crise de la COVID a également nécessité une adaptation rapide des outils de travail (qui a d’ailleurs également constitué une opportunité pour des éditeurs comme Microsoft qui ont mis sur le marché des outils comme Teams devenus aujourd’hui presque incontournables).

Ajoutez à cela que certaines solutions de cybersécurité nécessitent aujourd’hui une vigilance réellement permanente avec une garantie d’intervention dans les 15 minutes (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7) lorsqu’une infrastructure est victime d’une attaque, afin d’en limiter les dégâts, et vous comprendrez qu’en choisissant de gérer vous-mêmes votre outil informatique et en consacrant à cette gestion le temps strictement nécessaire, que votre cabinet compte un ou cent collaborateurs, vous serez inévitablement plus exposés qu’en confiant cette gestion à une société dont c’est le métier. Vous comprenez qu’il n’est tout simplement plus raisonnable d’assurer cette gestion au petit bonheur la chance ou entre deux consultations, que ce soit pour une raison financière ou par passion. Les conséquences potentielles sont immenses, et il est devenu totalement illusoire d’encore croire que les catastrophes IT n’arrivent qu’aux autres.

Cela dit, choisir un partenaire informatique n’est pas nécessairement aisé. Comme il est difficile de choisir son avocat car on n'a peu voire pas de critères de sélection rationnels, il est tout aussi difficile de choisir le bon partenaire informatique.

Le problème majeur auquel sont confrontés l’immense majorité des cabinets, comme de très nombreuses PME d’ailleurs, est l’absence de gouvernance IT ; car n’importe quelle gouvernance nécessite du temps et des ressources mais la plupart des PME consacrent l’essentiel de leur temps à leur cœur de métier plutôt qu’à ce qu’on estime être plutôt accessoire. Tant que ça tourne, c’est bon !

Comment choisir un partenaire si on ne sait pas soi-même vers où on doit aller et comment y aller ? Le choix va se faire sur base de critères difficiles à mesurer et d’autant plus difficiles à apprécier qu’on n’est pas soi-même expert en la matière. Certaines entreprises font le choix d’engager un informaticien mais là encore, de par la segmentation du métier qui s’est opérée ces dernières années, ces entreprises n’auront au mieux qu’un bon généraliste qui, aussi capable qu’il soit, s’il ne fait pas preuve d’humilité et ne souhaite pas s’entourer de personnes plus spécialisées que lui, risque d’aveugler son management et d’exposer lourdement le cabinet. De plus, comment faire pour engager une personne dans une fonction dont on ne peut pas soi-même évaluer les compétences sans passer par un assessment… Mais combien de PME passe par l’assessment ? Comment faire pour évaluer la qualité du travail de cet employé ? Quels seront vos indicateurs ?

Si votre cabinet a atteint une taille critique qui pourrait nécessiter un profil IT à temps plein, une tendance se développe depuis quelques temps qui porterait à croire que la plus-value serait plus importante d’engager un  facilitateur IT, responsable du numérique plutôt qu’un informaticien pur et dur. La plus value d’une entreprise au niveau du digital réside plus dans sa faculté à agréger les technologies du numériques et à promouvoir ces outils auprès du personnel de l’entreprise qu’à disposer en interne de personnes capables de gérer un serveur….

L’externalisation de la gestion de l’infrastructure IT de votre cabinet est sans doute une piste qui peut rencontrer vos attentes mais attention, pas sans contrôle sur les conditions financières ! L’un des gros problèmes qu’on rencontre lorsqu’on contractualise avec un prestataire IT est que la plupart de ces sociétés n’ont pas d’obligation de résultat, juste une obligation de moyen. En gros, vous signez presqu’un chèque en blanc. Impossible de faire un budget, impossible de miser sur une certaine qualité de service. Pour le moins inconfortable.

Certains prestataires informatiques ont bien compris cette problématique et proposent des solutions qui vous permettent de maitriser vos coûts et le résultat. C’est le principe de la « servitisation » que Nicolas Neyssen aborde dans son ouvrage intitulé « Stratégie des organisations ». Il décrit la servitisation comme le phénomène selon lequel les entreprises ont tendance à proposer davantage qu’un simple produit, mais bien un ensemble intégré de produits et de services, soit une ‘’solution complète’’, qui répond de façon bien plus convaincante et appropriée à un besoin particulier. L’avantage du « tout compris » (y compris l’obligation de résultat !) est qu’il permet de lever un doute énorme qui est celui de la compétence du prestataire. D’un point de vue financier, le « tout compris » se traduit par une formule prévisible presque à l’euro près, à périmètre de contrat inchangé.

Ces prestataires informatiques proposent une formule à leurs clients avec un argument de vente qui doit rassurer les plus sceptiques : si le prestataire travaille mal, sa rentabilité sera impactée de manière négative grâce (ou à cause) du forfait. Cela permet d’apporter une transparence nouvelle sur la qualité des services dont vous bénéficiez : pour la première fois, votre prestataire a en effet tout autant intérêt que vous à ce que votre infrastructure fonctionne correctement et à ce que les bases soient solides. Cette offre de service est loin d’être la plus courante car étant plus contraignante pour le prestataire, elle n’intéresse que les prestataires qui disposent d’une expertise qu’ils souhaitent valoriser à son juste prix.

Justement, et le prix dans tout ça ? Afin de proposer une offre complète de « servitisation » donc sans surprise et service compris, vous pouvez trouver sur le marché des propositions complètes de mise à disposition du matériel, des logiciels, de la sauvegarde de vos données, de la maintenance régulière et de l’accès illimité à un helpdesk. Voici deux exemples concrets pour illustrer cette formule.

Vous êtes 5 au sein du cabinet ? Mise à disposition de 5 ordinateurs portables 15 pouces de dernières génération avec station d’accueil ainsi que du matériel nécessaire à votre cybersécurité (firewall), d’une antenne wifi sécurisée, de la suite logiciel Microsoft Office avec les outils Microsoft de dernière génération (Teams,…), d’un espace de stockage de fichiers partagés, d’un accès permanent (heures de bureau) à un helpdesk et rapport de maintenance mensuel de la gestion de vos outils informatiques pour le montant de 673,5 euros Htva par mois. C’est le prix d’une voiture moyenne en leasing full service…

Vous êtes 10 au cabinet ? le cœur étant commun avec l’exemple précédent, le prix est dégressif, il vous en coûtera alors 933 euros Htva par mois, soit 93,3 euros Htva par mois par personne.

Qu’est ce que ce montant de 93 euros Htva par utilisateur représente sur le chiffre d’affaires du cabinet ? A ce prix, n’est-il pas préférable de vous consacrer entièrement à ce que vous faites de mieux c-à-d votre métier d’avocat ?